Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ?

18 novembre 2019

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Une facture est une preuve d’achat et de vente>/strong> pour l’acheteur et le vendeur. Il s’agit d’un document officiel émis par un professionnel faisant foi juridiquement, comptablement et fiscalement.

Une facture est-elle toujours obligatoire ?

Une facture est obligatoire s’il s’agit d’une vente ou d’une prestation de services entre professionnels. Pour une vente entre professionnel et particulier, une facture sera également obligatoire pour une prestation de service dont le montant dépasse 25€. En revanche, s’il s’agit d’une vente de marchandise, la facture le sera uniquement si le particulier en fait la demande.

Quelles mentions obligatoires sur une facture?

À chaque facturation, vous devez produire deux exemplaires : le premier sera conservé par l’entreprise pendant 10 ans après la clôture de l’exercice et le second, remis au client. Pour être valable, la facture doit faire obligatoirement apparaître un certain nombre de mentions légales sous peine d’une amende en cas d’oubli ou omission.

Votre identité

Ce champ sert à vous identifier. Ainsi vous devez préciser la dénomination sociale de votre société ou votre nom et prénom si vous êtes un entrepreneur individuel. Doivent aussi y figurer : l’adresse du siège social, le numéro SIREN ou SIRET, le numéro de TVA intracommunautaire. Il faut également stipuler votre immatriculation. Si vous êtes commerçant, spécifiez votre numéro au répertoire du commerce et des sociétés (RCS) suivi du nom de votre ville. Si vous êtes artisans, ce sera votre numéro au répertoire des métiers (RM).

Enfin, pour une société, la forme juridique et le montant du capital social doivent également y figurer.

L’adresse de facturation du vendeur doit également figurer sur la facture si cette dernière est différente de l’adresse du siège social.

L’identification de l’acheteur

Ce champ désigne votre client : son nom ou sa dénomination sociale, l’adresse de son domicile ou du siège social, le numéro d’identification à la TVA. Notez que si l’adresse de facturation est différente, celle-ci doit également être précisée.

L’adresse de facturation de l’acheteur doit également figurer sur la facture si cette dernière est différente de l’adresse du siège social.

Le numéro de facture

La facture doit porter un numéro unique et suivre la numérotation des factures précédemment émises. Vous devez faire apparaître ce champ, sous le libellé : « facture n°… ». Notez que parfois, une numérotation par séries distinctes peut être établie. Si la facture comporte plusieurs pages, le numéro de la facture doit apparaître sur toutes les pages.

La date d’émission de la facture

Chaque facture doit être émise dès la réalisation de la livraison ou de la prestation de services.

Le numéro du bon de commande

Le numéro du bon de commande doit figurer lorsqu’il a été préalablement établi par l’acheteur.

La désignation des produits ou services

La facture doit spécifier les produits ou services : la nature, l’intitulé, la quantité, le prix unitaire, la référence et les caractéristiques ayant un impact sur le prix. Vous devez également indiquer également le prix h.t. total ligne par ligne (prix unitaire x quantité) si la prestation n’a pas fait l’objet d’un devis détaillé et accepté au préalable.

Le prix à payer, la TVA et les réductions appliquées

Vous devez indiquer le taux de TVA légalement applicable, ainsi que les différents taux s’ils sont différents selon les produits. Les réductions doivent également être notifiées ligne par ligne pour les produits concernés.

La date limite de paiement, les pénalités de retard et les frais de recouvrement

Ces mentions sont uniquement obligatoires si la facture est adressée à un professionnel. Si c’est le cas, la date limite pour le paiement et le taux des pénalités de retard doivent figurer sur la facture. Lorsque ces dernières ne sont pas précisées, c’est le taux légal en vigueur qui s’applique.

En cas de règlement anticipé, précisez les conditions d’escompte, à savoir le taux de réduction que vous appliquerez. Si vous n’en proposez pas, faites apparaître la mention « pas d’escompte pour règlement anticipé ».

Concernant les frais de recouvrement, vous devez faire apparaître la mention : « en cas de retard de paiement, indemnité forfaitaire légale pour frais de recouvrement : 40 € ». Ce champ concerne uniquement les clients professionnels.

La somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC)

Existe-t-il des mentions particulières sur une facture ?

Il existe un certain nombre de mentions particulières propres à votre situation. 

Par exemple :

  • si vous bénéficiez de la franchise en base de TVA, vous devrez faire apparaître la mention « TVA non applicable, art. 293 b du CGI » ;
  • maintenant si vous êtes membre d’une association / centre de gestion agréée précisez-le : « membre d’une association agréée, le règlement par chèque est accepté » ;
  • ou encore si vous exercez une activité artisanale, vous devez faire apparaître la mention de l’assurance souscrite au titre de l’activité, les coordonnées de l’assureur ou du garant et la couverture géographique du contrat ou de la garantie.

Quelles sont les sanctions encourues ?

Les infractions aux règles de facturation constituent un délit sanctionné.

  • Chaque omission ou inexactitude constatée dans une facture peut faire l’objet d’une amende fiscale de 15 €, plafonné à 25% du montant total de la facture.
  • À compter du 1er octobre 2019, la sanction d’un manquement à la réglementation applicable aux factures (absence de facturation, défaut d’une mention obligatoire, etc.) Consistera en une amende administrative d’un montant maximal de 375 000€ pour une personne morale.

 

Ça compte pour moi vous accompagne pour éditer vos devis et factures.

Le conseil de Mathieu

« Il est important de rappeler l’obligation pour toute entreprise de disposer d’un logiciel de facturation permettant de suivre la séquentialité des factures sous peine d’une amende significative (les factures sous « Word » ou « Excel » sont ainsi désormais interdites). Il est ainsi interdit de supprimer une facture, celle-ci doit être compensée par un avoir. »

Mathieu Chauveau, Expert-comptable
Le conseil de Mathieu, Expert-Comptable
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