Comment réduire les impayés d'une entreprise ?

Considérés comme l’une des principales failles des entreprises, les impayés peuvent avoir de lourdes conséquences sur la trésorerie d’une entreprise. Et si toutes sont concernées, ce sont surtout les petites et très petites entreprises qui sont en danger. Comment anticiper ces impayés ? Quelles solutions ai-je à ma disposition ? Quelques éléments de réponses.

Des retards de paiements qui peuvent mettre en péril votre trésorerie

Une facture impayée peut être à l’origine de difficultés financières pouvant ralentir l’activité d’une entreprise. A minima, elle pourra perturber temporairement la gestion de l’entreprise. Celle-ci devra alors compenser ce manque de façon transitoire. En revanche, plus grave, des retards de paiement qui s’accumulent peuvent fragiliser la trésorerie d’une entreprise et entraîner à son tour des difficultés comme, par exemple, des retards de paiements chez ses fournisseurs. Un cercle vicieux qui peut, parfois, tourner au cauchemar pour un entrepreneur. Enjeu crucial donc, qui nécessite avant tout d’adopter les bons réflexes.

Des mesures préventives pour réduire les risques d’ impayés

Pour commencer, veiller à la solvabilité de vos prospects et clients vous permettra de mieux évaluer les risques. Renseignez-vous au préalable sur leur sérieux et leur stabilité financière. Vous pouvez notamment consulter des sites comme infogreffe.fr pour trouver des informations économiques sur les entreprises. Autre option : vous pouvez également demander un acompte. Le versement d’une première somme à la signature du contrat peut, en effet, limiter les risques.

Ensuite, prêtez une attention toute particulière à la rédaction de vos documents commerciaux : devis, bons de commande, bons de livraison, conditions générales de vente (CGV), etc. En effet, ces derniers vous permettront d’éviter toutes contestations futures et vous donneront raison en cas de litiges. Vos CGV vous permettront notamment d’insérer des clauses spécifiques (modalités sur les retards de paiement, les pénalités encourues, etc.).

Enfin, au moment de la facturation ne perdez pas de temps ! Envoyez celle-ci immédiatement dès la livraison ou la fin de la prestation. La facture doit être très précise et indiquer la date d’échéance du paiement et les pénalités de retard. Pour aller plus loin : les mentions obligatoires sur une facture.

Mais que faire si, malgré tout, mon client n’a pas réglé une facture ?

Si malgré tous vos efforts pour éviter les impayés, un client ne paie pas sa facture à échéance, vous devrez mettre en place un système de relance. Mais n’oubliez pas que votre client a peut-être tout simplement pu oublier ! Commencez donc par débuter vos relances par un simple appel téléphonique pour lui rappeler qu’il a dépassé l’échéance et ce qu’il vous doit. En revanche, essayez, tant que possible, de l’effectuer dès le premier jour de retard pour régler la situation au plus vite. Ensuite, si cela n’a pas d’impact, poursuivez par un courrier de relance. Puis, si besoin, envoyez une lettre de mise en demeure avec accusé de réception.

Si votre client vous fait part de ses difficultés, vous pouvez lui proposer un échéancier. Cela permettra de traiter à l’amiable les retards de paiement en étalant les règlements. Si vous y avez recours, pensez à mettre cet accord par écrit et signé.

En revanche, si toutes vos actions restent vaines, vous pourrez envisager de saisir la justice. Vous pourrez recourir à la procédure judiciaire d’assignation ou celle de l’injonction de payer. Souvent dissuasive pour les mauvais payeurs, la seconde est une procédure rapide et peu onéreuse qui ne nécessite pas l’intervention d’un avocat. Désormais, depuis la loi Macron, le recouvrement des petites créances est facilité grâce à une procédure simplifiée. Celle-ci autorise les entreprises à saisir un huissier pour faire procéder au paiement des sommes dues (inférieures à 4 000€).

Pour diminuer les risques d’impayés, il est nécessaire d’instaurer un système de suivi rigoureux. Le moyen le plus sûr et le plus efficace reste la bonne gestion de votre comptabilité.