Entreprises, de nouvelles modalités de conservation des documents !

Bonne nouvelle pour les entreprises ! Un nouveau décret va leur permettre de réduire le nombre de documents papiers à conserver dans leurs archives ! Celui-ci vient encadrer les conditions qu’une copie numérique doit remplir pour avoir la même fiabilité et valeur qu’un document original.

Une entreprise pourra désormais faire le choix de conserver exclusivement les copies numériques de ses pièces justificatives (une facture par exemple). Jusqu’à présent, celles-ci devaient être conservées sous leur forme originale. Dorénavant, un document établi sur support papier pourra être conservé numériquement. Pour cela, l’entreprise devra toutefois respecter les conditions prévues par le décret. Elle devra ainsi être en mesure de démontrer que le procédé utilisé pour générer les copies numériques réponde bien à celles-ci.

En cas de reproduction électronique…

Pour être fiable, le procédé (ou la numérisation) doit répondre aux conditions suivantes :

  • Le procédé de reproduction. Celui-ci doit produire des informations liées à la copie et assurer son identification. Comme le contexte de la numérisation et la date de création de la copie.
  • L’intégrité de la copie. Une empreinte électronique (horodatage, signature électronique, etc.) doit attester la copie et garantir que toute modification ultérieure est détectable. De plus, ces empreintes électroniques doivent être conservées dans des conditions ne permettant pas leur modification et ce, tant que la copie numérique existe.
  • La conservation de la copie. Celle-ci doit être conservée dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu.

Enfin, pour garantir confidentialité et traçabilité, les dispositifs de numérisation et de conservation doivent faire l’objet de mesures de sécurité appropriées.

Chez Ça Compte pour moi, nous mettons à votre disposition un espace sécurisé pour conserver tous vos documents et pièces justificatives. Une question ? N’hésitez pas à nous contacter, nous nous ferons un plaisir de vous conseiller.

Décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies et pris pour l’application de l’article 1379 du code civil 
Article 1379 du Code Civil