Quelles sont les formalités liées à l’embauche d’un salarié ?

19 novembre 2019

Lors de l’embauche d’un nouveau salarié, un certain nombre de formalités doivent être effectuées. En effet, quelle que soit la nature ou la durée du contrat, l’employeur est soumis à des obligations. Dans cette fiche conseil vous découvrirez les 4 étapes nécessaires à la réalisation des formalités pour l’embauche d’un salarié.

1er étape : déclarer l’embauche du nouveau salarié

Vous avez l’obligation d’effectuer la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) pour tout nouveau salarié. Celle-ci doit être effectuée auprès de l’URSSAF (ou de la MSA pour un salarié agricole), dans les 8 jours précédant l’embauche.

Un exemplaire de la DPAE (ou de son accusé de réception) doit être remis à l’employé.

À quoi sert la déclaration d’embauche ?

La DPAE ouvre les droits sociaux à votre salarié et vous couvre en cas d’accident du travail. Elle vous permet également de bénéficier de vos éventuels droits à exonération et de répondre aux contrôles des administrations.
Il s’agit d’une seule démarche administrative regroupant six formalités :

  • La déclaration de première embauche dans un établissement ;
  • La demande d’immatriculation du salarié à la caisse primaire d’assurance maladie (CPAM) ;
  • L’adhésion de l’employeur à un service de santé au travail ;
  • La demande d’examen médical d’embauche du salarié (la visite d’information et de prévention) ;
  • Le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS) ;
  • En cas de première embauche, cela permet également d’effectuer l’immatriculation de l’employeur au régime général de sécurité sociale et à celui d’assurance-chômage.

À noter, les TPE-PME utilisant un des titres de paiement simplifiés incluant un volet de cotisations sociales (TESE, TESA, TEF), n’ont pas à effectuer de DPAE.

Que doit contenir la déclaration préalable à l’embauche ?

Vous devez obligatoirement faire figurer sur la DPAE, les mentions suivantes :

  • L’identification de l’employeur : dénomination sociale (ou nom/prénom), le code APE et le numéro de SIRET ;
  • Les coordonnées du service de santé au travail dont l’employeur dépend ;
  • L’identification du salarié : noms, prénoms, adresse, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale ;
  • La date et l’heure d’embauche ;
  • L’identification du contrat : nature, durée et la période d’essai (pour les CDI et CDD supérieurs à six mois).

En l’absence de déclaration préalable à l’embauche, vous vous exposez à une pénalité de 1 056 € par salarié concerné.

2ème étape : inscrire le nouveau salarié au registre du personnel

En tant qu’employeur, vous avez l’obligation de tenir à jour un registre unique du personnel et d’y inscrire tout salarié nouvellement embauché. Il fait état du personnel, inscrit par ordre chronologique d’embauche et de façon indélébile.

Que doit-on faire figurer sur le registre du personnel?

Vous devez mentionner obligatoirement dans ce registre :

  • L’identification du salarié : noms, prénoms, nationalité, date de naissance et sexe ;
  • La carrière : emploi, qualifications, dates d’entrée et de sortie ;
  • Le type de contrat (apprentissage, CDD, travail temporaire, travail à temps partiel, etc.) ;
  • Pour un stagiaire : noms, prénoms, dates d’entrée et de sortie, identification du tuteur, lieu de présence ;
  • Pour un travailleur étranger : le type et le numéro d’ordre valant autorisation de travail.

Ces mentions doivent être conservées pendant 5 ans à compter de la date de départ du salarié. En l’absence de tenue d’un registre, ou en cas de mentions erronées, vous vous exposez à une amende de 750€ par salarié concerné.

3ème étape : affilier son salarié

À l’institution de retraite complémentaire

Vous devez accomplir les formalités d’affiliation de votre nouveau salarié auprès d’une caisse de retraite complémentaire. Celle-ci est effectuée auprès de l’institution relevant de l’ARRCO pour tous les salariés ou de l’AGIRC pour les cadres.

Auprès des organismes de mutuelle et de prévoyance

Le salarié doit également être affilié auprès de l’organisme de mutuelle dont votre établissement relève. Il s’agit d’une obligation depuis le 1er janvier 2016, prévue par la loi de sécurisation de l’emploi de janvier 2013.

Concernant l’adhésion à un organisme de prévoyance, elle est obligatoire pour les cadres. Pour les non cadres, elle est obligatoire si la convention collective le prévoit.

4ème étape : planifier la visite d’information et de prévention (VIP)

Obligatoire, la visite d’information et de prévention relève de la responsabilité de l’employeur et a pour objectif d’interroger le salarié sur son état de santé à exercer ses fonctions. Elle doit intervenir au maximum dans les 3 mois suivant l’embauche du salarié. Notez toutefois qu’elle doit avoir lieu avant la prise de fonction si le salarié est mineur ou soumis à une surveillance médicale renforcée (SMR).

Ensuite, au moins une fois tous les cinq ans, tous les salariés doivent passer une visite pour vérifier qu’ils sont toujours aptes à leurs postes. A noter que dans certains cas, les visites peuvent être plus fréquentes et plus règlementées.

Enfin, notez que, pour les entreprises employant moins de 50 salariés, vous devrez indiquer le nouveau contrat de travail lors de votre déclaration des mouvements de main d’œuvre (DMMO) mensuelle.

N’hésitez pas à vous faire accompagner et conseiller par un professionnel pour l’accomplissement de ces démarches.

Ça compte pour moi vous aide pour les formalités liées à l’embauche d’un salarié.

Le conseil de Mathieu

«Les formalités liées à l’embauche d’un salarié sont nombreuses et impliquent une certaine rigueur. L’accomplissement de ces formalités par un professionnel permettra de s’assurer que toutes les démarches nécessaires sont correctement effectuées.»

Mathieu Chauveau, Expert-comptable
Le conseil de Mathieu, Expert-Comptable
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