Quelle gestion pour les notes de frais ?

Indemnisation des frais professionnels : rappel

Le remboursement des notes de frais professionnels est une obligation pour l’employeur. Par conséquent, il ne s’agit pas d’une clause devant obligatoirement figurer dans le contrat de travail. Seule la méthode utilisée pour le remboursement doit être mentionnée : celle des frais réels ou celle du forfait.

Lorsque les frais professionnels sont indemnisés selon la méthode des frais réels. Les salariés doivent produire ce que l’on appelle des notes de frais (ainsi que les justificatifs associés) pour justifier le montant des dépenses en question et obtenir un remboursement.

Note de frais : définition

La note de frais est un document qui permet à un salarié de se faire rembourser des frais professionnels auprès de son entreprise.

Les notes de frais concernent donc les dépenses engagées par le chef d’entreprise ou par les salariés dans le cadre de leur activité professionnelle. Le plus souvent il s’agit des frais de déplacement, frais de repas ou encore des frais d’hébergement.

Quelles sont les règles à respecter concernant les notes de frais ?

Pour être remboursé, il est nécessaire de respecter plusieurs conditions. En effet, les frais doivent être :

• Engagés dans l’intérêt et pour les besoins de l’entreprise (cela évite que des dépenses personnelles soient remboursées) ;
• Être appuyés de justificatifs d’achats (factures) ;
• Être proportionnés (par exemple, si vous remboursez trop de repas par mois, l’Administration Fiscale pourrait considérer qu’il s’agit d’un avantage en nature au lieu de répondre à un besoin nécessaire).

Les frais remboursables peuvent être variés. Il peut ainsi s’agir : des déplacements professionnels, des indemnités kilométriques, des titres de transport, des frais de péage et de parking ou encore des frais annexes de repas ou d’hébergement engagés lors de ces déplacements.

Comment faire une note de frais ?

Une note de frais correspond en quelque sorte à une « fiche » à remplir par le salarié, de façon dématérialisée ou non. Il n’existe pas un modèle de note de frais type. Toutefois, celle-ci doit contenir le maximum d’informations :

• L’identité de la personne par qui la note de frais est établie ;
• La date à laquelle la demande de remboursement est faite ;
• La date à laquelle la dépense a été réalisée ;
• La nature de la dépense (hébergement par exemple) ;
• Le détail de la dépense (nuit hôtel x par exemple) ;
• Le montant total (HT et TTC) ;
• Le moyen de paiement utilisé pour régler les frais.

Pour les notes de frais concernant les indemnités kilométriques, pensez également à préciser :

• Le motif ayant occasionné ce déplacement (client, formation, etc.) ;
• Les lieux de déplacement (le trajet effectué) ;
• Le nombre de kilomètres parcourus.

À savoir également que pour les indemnités kilométriques, l’employeur devra être en mesure de fournir lors d’un contrôle, une copie de la carte grise du salarié à son nom afin de justifier le nombre de chevaux pris en compte.

Nous vous rappelons que la note de frais doit obligatoirement être accompagnée de la facture originale pour espérer un remboursement.

En règle générale, les notes de frais sont remboursées en fin de mois. En revanche, la loi n’impose pas de délai légal pourvu qu’il soit raisonnable.

Sachez enfin que pour l’entreprise, les frais réels remboursés sont exonérés de cotisations. Pour le salarié, le remboursement perçu n’est pas imposable.

Pour une gestion des notes de frais facilitée, nous vous conseillons de vous rapprocher d’un cabinet d’expertise comptable.

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