La conservation des documents comptables est strictement encadrée par la loi. Une entreprise a l’obligation de les conserver pendant une durée minimale afin que l’Administration ait la possibilité de mener des contrôles.

Quelles obligations ?

Les livres comptables obligatoires (livre-journal, grand livre) et les documents auxiliaires doivent être conservés pendant 10 ans à partir de la date de la dernière opération comptabilisée.

Les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) doivent être conservés en version originale pendant 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice en question. Il en est de même pour les pièces justificatives comptables comme les bons de commande et de livraisons, les factures et les documents bancaires.

Bon à savoir : les déclarations fiscales (d’IR, d’IS, sur la TVA, CFE, CVAE, etc.), elles doivent être conservées pendant un délai de 6 ans suivant celle où la taxe est devenue exigible.

Quelles sont les peines encourues ?

En cas de non-respect de ces obligations, vous vous exposez à des sanctions. En effet, le Code Général des Impôts punie la destruction des documents comptables avant les délais imposés d’une amende de 1500 euros. C’est également le cas, si vous refusez de les communiquer.

En cas de contrôle de fiscal, si le contrôleur ne peut réunir les documents, l’amende peut atteindre 25 000 euros. Une taxation sur le chiffre d’affaire et une pénalité de 40% seront également effectuées d’office par l’Administration.

De plus, pensez que la bonne tenue de votre comptabilité peut également vous servir de preuve. Par conséquent, en cas de litige (avec un client, fournisseur, salarié…) vous n’aurez aucune preuve à fournir sans documents comptables réguliers à présenter.

Le conseil de Mathieu, Expert-Comptable

Mathieu Chauveau
Expert-comptable

Le conseil de Mathieu, expert-comptable

« En cas de contrôle fiscal, l’administration exige en principe les justificatifs originaux. Si l’original est papier, vous devez donc conserver le document papier, sauf si vous disposez d'un outil vous permettant de stocker vos documents au format numérique selon les pré-requis de l'administration fiscale. »

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