Les sociétés sont confrontées, de leur création et tout au long de leur existence, à de nombreuses formalités. Ainsi, chaque année, elles doivent respecter un certain nombre de prescriptions légales, à défaut de quoi elles peuvent être pénalisées. Voici une présentation de ces formalités récurrentes, que nous pouvons établir pour vous.

L’assemblée générale ordinaire

Dans le cadre de leur pouvoir de contrôle, les associés d’une société doivent se réunir en assemblée générale ordinaire (ou AGO) afin de :

  • approuver les comptes annuels ;
  • prendre des décisions concernant la politique future de l’entreprise ;
  • affecter le résultat (distribution de dividendes, mise en réserve ou en report à nouveau, etc.) ;
  • nommer éventuellement un commissaire aux comptes ;
  • approuver les conventions réglementées.

L’assemblée doit se tenir dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice comptable. Ainsi, si le dernier exercice a été clôturé le 31 décembre 2018, l’AGO doit se tenir au plus tard le 30 juin 2019.

Les associés doivent disposer de tous les documents de gestion (rapport du commissaire aux comptes, comptes annuels, etc.) au moins 15 jours avant la tenue de l’assemblée.

Les décisions sont prises selon des règles de majorité propres à chaque type de structure juridique.

Le rapport de gestion

Le rapport de gestion est présenté par la direction aux associés. Sur celui-ci figurent des informations concernant la situation financière et économique de l’entreprise comme les perspectives d’avenir de celle-ci, ses objectifs pour l’année suivante, ses activités en matière de recherche et de développement, les événements notables ayant marqué le dernier exercice, les délais de paiement des fournisseurs ou une analyse des résultats figurant sur les comptes annuels.

Les sociétés commerciales, quelle que soit leur forme, répondant à la définition des petites entreprises sont dispensées d’établir un rapport de gestion pour les exercices clos à compter du 11 août 2018.

L’approbation des comptes

Les comptes annuels sont composés de 3 documents : le bilan comptable, le compte de résultat et éventuellement l’annexe. Ils permettent de connaître la situation économique de la société à la clôture du dernier exercice (actifs et passifs, charges et produits, niveau d’endettement, résultat bénéficiaire ou déficitaire).

L’approbation des comptes se déroule durant l’assemblée générale ordinaire. Les associés donnent ainsi leur aval sur les documents comptables qui leur sont présentés, les rendant définitifs. Cela rendra possible l’affectation du résultat.

L’affectation du résultat

L’assemblée générale ordinaire va décider de la manière dont le résultat sera affecté.

Un résultat bénéficiaire pourra être :

  • mis en réserve (réserve légale ou statutaire) ;
  • mis en report à nouveau ;
  • distribué aux associés sous forme de dividendes.

Ces 3 modalités d’affectation ne sont pas exclusives. En effet, une partie du bénéfice pourra être distribuée et une autre mise en réserve ou en report à nouveau. Les pertes pourront être imputées sur les réserves ou être reportées.

Le dépôt des comptes annuels

Les comptes annuels doivent être déposés au greffe du Tribunal de Commerce dans le délai d’un mois suivant la tenue de l’assemblée générale ordinaire, soit, au plus, 7 mois après la clôture du dernier exercice. Le délai est porté à deux mois si le dépôt est effectué par voie électronique.

En plus des comptes annuels, il faut en outre déposer le rapport du commissaire aux comptes (lorsque la société est dotée d’un CAC) et la décision d’affectation du résultat.

Le dépôt peut se faire :

  • sur place ;
  • par courrier ;
  • par voie électronique.

Le coût de cette formalité est de 47,7 euros lorsqu’elle est réalisée par courrier, 46,81 euros sur place et 50,04 euros en ligne.

Le dépôt des comptes est obligatoire. Y contrevenir peut être sanctionné par une amende de 1500 euros.

 

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Le conseil de Mathieu, Expert-Comptable

Mathieu Chauveau
Expert-comptable

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