Quels sont les registres du personnel obligatoires ?

Tout employeur a l’obligation de détenir plusieurs registres du personnel.

Le registre unique du personnel

Quel que soit l’effectif, toute entreprise a l’obligation de tenir un registre unique du personnel. Il fait état du personnel, y compris les stagiaires et les travailleurs à domicile. L’ensemble des entrées et des sorties depuis la création de l’entreprise doivent y figurer par ordre chronologique et de façon indélébile. Doivent être mentionnées les informations suivantes :

  • L’identification du salarié : noms, prénoms, nationalité, date de naissance et sexe ;
  • La carrière : emploi, qualifications, dates d’entrée et de sortie ;
  • Le type de contrat (apprentissage, CDD, travail temporaire, travail à temps partiel, etc.) ;
  • Pour un stagiaire : noms, prénoms, dates d’entrée et de sortie, identification du tuteur, lieu de présence ;
  • Pour un travailleur étranger : le type et le numéro d’ordre valant autorisant de travail.

Le registre doit être tenu à la disposition des inspecteurs du travail, au siège de l’établissement où se trouve l’employeur. En l’absence de registre, ou en cas de mentions erronées, vous vous exposez à une amende pouvant aller jusqu’à 3 750€ par salarié concerné.

Le livre de paie

En tant qu’employeur, vous avez l’obligation de conserver les mentions des bulletins de salaires. Le livre de paie est un registre reproduisant l’intégralité des bulletins de paies. Il peut être en format papier ou numérique.

Vous avez également la possibilité de conserver un double des bulletins de salaires pendant 5 ans.

Les registres relatifs aux conditions de travail 

Plusieurs registres concernant les conditions de travail doivent être tenus et mis à disposition des salariés, du CHSCT, des délégués du personnel, du médecin de travail et l’inspection du travail. Tous doivent être tenus à jour, au minimum, une fois par an.

Le registre spécial des dangers graves et imminents ou le registre du CHSCT

C’est un registre à l’usage du Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT). Il est utilisé lorsqu’une cause de danger grave et imminent est constatée. L’avis du CHSCT, daté et signé, y sera alors consigné et indiquera : la nature et la cause du danger, les postes de travail concernés et les noms des travailleurs exposés.

Le registre des accidents bénins

Ce registre permet d’inscrire tout accident bénin survenu dans l’établissement ne nécessitant pas de prise en charge par les organismes de la Sécurité Sociale (arrêt, soins). Il remplace donc la déclaration auprès de la Caisse primaire d’assurance maladie (CPAM). L’accident de travail ou de travail doit y être inscrit par l’employeur dans les 48h après  qu’il en ait eu connaissance (hors dimanches et jours fériés).

Le document unique d’évaluation des risques professionnels

Ce document répertorie l’inventaire des risques inhérents à votre entreprise. Il fait également état des solutions proposées afin de diminuer au maximum les risques et protéger les salariés.

Vous devez conserver ce document pendant 30 ans. Il doit être tenu à jour au moins une fois par an et lors de toute modification des conditions de travail.

Le registre des délégués du personnel

Ce registre contient l’ensemble des notes écrites exposant les demandes des délégués du personnel et les réponses de l’employeur.

L’absence de ce registre constitue un délit d’entrave, pouvant être sanctionné d’une amende de 7 500€.


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