📌 Ce qu'il faut retenir :
-
Le principe du remboursement : Les frais doivent être engagés dans l’intérêt exclusif de l’entreprise, être proportionnés et appuyés par des justificatifs (factures, tickets).
-
Les deux modes de prise en charge :
Au réel : Remboursement exact de la somme dépensée sur présentation du ticket.
Au forfait : Versement d’allocations forfaitaires (barème URSSAF) pour les repas ou l’hébergement, sans justificatif de dépense réelle (mais avec preuve du déplacement).
-
La TVA récupérable : L’entreprise peut récupérer la TVA sur les repas et le carburant (selon les règles en vigueur en 2026), mais généralement pas sur les billets de train, d’avion ou les nuitées d’hôtel.
-
Archivage numérique : Depuis la généralisation du « zéro papier », une photo du ticket via une application certifiée a la même valeur probante que l’original papier face à l’URSSAF.
Indemnisation des frais professionnels : rappel
Le remboursement des notes de frais professionnels est une obligation pour l’employeur. Par conséquent, il ne s’agit pas d’une clause devant obligatoirement figurer dans le contrat de travail. Seule la méthode utilisée pour le remboursement doit être mentionnée : celle des frais réels ou celle du forfait.
Lorsque les frais professionnels sont indemnisés selon la méthode des frais réels. Les salariés doivent produire ce que l’on appelle des notes de frais (ainsi que les justificatifs associés) pour justifier le montant des dépenses en question et obtenir un remboursement.
Note de frais : définition
La note de frais est un document qui permet à un salarié de se faire rembourser des frais professionnels auprès de son entreprise.
Les notes de frais concernent donc les dépenses engagées par le chef d’entreprise ou par les salariés dans le cadre de leur activité professionnelle. Le plus souvent il s’agit des frais de déplacement, frais de repas ou encore des frais d’hébergement.
Quelles sont les règles à respecter concernant les notes de frais ?
Pour être remboursé, il est nécessaire de respecter plusieurs conditions. En effet, les frais doivent être :
- Engagés dans l’intérêt et pour les besoins de l’entreprise (cela évite que des dépenses personnelles soient remboursées) ;
- Être appuyés de justificatifs d’achats (factures) ;
- Être proportionnés (par exemple, si vous remboursez trop de repas par mois, l’Administration Fiscale pourrait considérer qu’il s’agit d’un avantage en nature au lieu de répondre à un besoin nécessaire).
Les frais remboursables peuvent être variés. Il peut ainsi s’agir : des déplacements professionnels, des indemnités kilométriques, des titres de transport, des frais de péage et de parking ou encore des frais annexes de repas ou d’hébergement engagés lors de ces déplacements.
Comment faire une note de frais ?
Une note de frais correspond en quelque sorte à une « fiche » à remplir par le salarié, de façon dématérialisée ou non. Il n’existe pas un modèle de note de frais type. Toutefois, celle-ci doit contenir le maximum d’informations :
- L’identité de la personne par qui la note de frais est établie ;
- La date à laquelle la demande de remboursement est faite ;
- La date à laquelle la dépense a été réalisée ;
- La nature de la dépense (hébergement par exemple) ;
- Le détail de la dépense (nuit hôtel x par exemple) ;
- Le montant total (HT et TTC) ;
- Le moyen de paiement utilisé pour régler les frais.
Pour les notes de frais concernant les indemnités kilométriques, pensez également à préciser :
- Le motif ayant occasionné ce déplacement (client, formation, etc.) ;
- Les lieux de déplacement (le trajet effectué) ;
- Le nombre de kilomètres parcourus.
À savoir également que pour les indemnités kilométriques, l’employeur devra être en mesure de fournir lors d’un contrôle, une copie de la carte grise du salarié à son nom afin de justifier le nombre de chevaux pris en compte.
Nous vous rappelons que la note de frais doit obligatoirement être accompagnée de la facture originale pour espérer un remboursement.
En règle générale, les notes de frais sont remboursées en fin de mois. En revanche, la loi n’impose pas de délai légal pourvu qu’il soit raisonnable.
Sachez enfin que pour l’entreprise, les frais réels remboursés sont exonérés de cotisations. Pour le salarié, le remboursement perçu n’est pas imposable.
Pour une gestion des notes de frais facilitée, nous vous conseillons de vous rapprocher d’un cabinet d’expertise comptable.
Photographiez vos tickets, supervisez et validez les notes de frais de vos collaborateurs, etc.
FAQ - Questions fréquentes sur Gérer son quotidien
-
Quid des indemnités kilométriques (IK) en 2026 ?
-
Si vous utilisez votre véhicule personnel, le remboursement se fait selon le barème fiscal annuel. En 2026, les véhicules électriques bénéficient toujours d’une majoration de 20 % sur ce barème pour encourager la mobilité durable.
-
Peut-on rembourser un repas « seul » en déplacement ?
-
Quelles sont les mentions obligatoires sur un ticket ?
-
Date, montant TTC, montant de la TVA, nom du prestataire et, pour les repas d’affaires, l’identité des invités et le nom de leur entreprise.
-
Le dirigeant peut-il se verser des notes de frais sans limites ?
-
Quel est le délai pour se faire rembourser ?
Cet article a été écrit par
Hello ! Nous, c’est l’équipe Ça Compte Pour Moi !
Un collectif d’experts (comptables, experts-comptables, juristes et gestionnaires de paie) mobilisés pour accompagner les entrepreneurs à chaque étape : création d’entreprise, comptabilité, fiscalité et gestion.
Notre mission ? Rendre ces sujets enfin clairs, concrets et utiles. Parce que comprendre ses obligations, c’est la base pour piloter son entreprise sereinement. À travers nos contenus, nous décryptons les règles, partageons des conseils pratiques et vous aidons à prendre les bonnes décisions, sans jargon inutile.
