Les indemnités kilométriques (IK) permettent le remboursement des dépenses liées à l’utilisation professionnelle d’un véhicule personnel dans le cadre de son activité. Pour les calculer, il faut se baser sur le barème fiscal émis chaque année.
8 avr. 2024 (mis à jour le 30 juil. 2024)Temps de lecture : 3 min
Les indemnités kilométriquespermettent de rembourser un salarié ou un dirigeant qui utilise son véhicule personnel à des fins professionnelles, sans que ce remboursement soit assimilé à un salaire.
Elles couvrent en principe plusieurs frais liés à l’usage du véhicule : carburant, usure, entretien, assurance et dépréciation du véhicule.
Leur calcul repose sur le barème kilométrique publié par l’administration fiscale, qui varie selon la puissance fiscale du véhiculeet le nombre de kilomètres parcourusdans le cadre professionnel.
Les trajets concernés doivent être strictement professionnels : rendez-vous clients, déplacements sur chantier, visites, missions ou trajets entre plusieurs lieux d’activité.
Pour bénéficier des indemnités kilométriques, il faut pouvoir justifier précisément les déplacementseffectués : date, motif, lieu, distance parcourue et nombre de kilomètres.
Les indemnités kilométriques constituent une solution pratique pour rembourser les frais professionnels sans acheter de véhicule au nom de l’entreprise, à condition de respecter les règles fiscales et sociales applicables.
Qui est concerné par les indemnités kilométriques ?
Seul le dirigeant et les salariés d’une entreprise peuvent percevoir des indemnités kilométriques. En effet, en tant qu’associé qui n’exerce aucune autre fonction dans la société, vous ne pouvez pas en bénéficier.
D’autre part, plusieurs conditions doivent être remplies afin de pouvoir y prétendre :
Le véhicule concerné ne doit pas être immatriculé au nom de la société.
Les déplacements concernés doivent avoir un caractère strictement professionnel.
Les déplacements ne peuvent pas concerner les trajets entre le domicile et le travail (sauf pour les entreprises relevant du régime BNC).
Pour bénéficier des IK, tous les déplacement doivent être suivis et justifiés
Quelles sont les dépenses couvertes par les indemnités kilométriques ?
Les indemnités kilométriques servent à couvrir les frais liés à l’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles. Elles ne prennent pas en compte toutes les dépenses liées à votre véhicule. Elles concernent uniquement:
L’achat du véhicule et de ses équipements ;
Les frais de carburant (les indemnités kilométriques comprennent souvent une partie pour couvrir les coûts du carburant utilisé lors des déplacements professionnels) ;
Les frais d’entretien, tels que les réparations, la maintenance et les remplacements de pièces ;
La prime d’assurance annuelle, notamment la responsabilité civile, l’assurance collision et l’assurance tous risques;
Toutes les dépenses couvertes par les IK doivent être assumées à titre personnel par le propriétaire du véhicule. Elles ne peuvent pas être prises en charges par l’entreprise.
Les dépenses exactes couvertes par les indemnités kilométriques peuvent varier en fonction des règles et des politiques spécifiques de votre entreprise ou organisation.
Les dépenses de parking et de péage par exemple, peuvent être prises en charge par l’entreprise avec des cartes carburant.
Comment calculer les indemnités kilométriques ?
L’administration Fiscale publie annuellement un barème qui permet de les calculer. Celui-ci sert à évaluer forfaitairement le coût d’utilisation d’un véhicule. Il prend en compte la puissance du véhicule (le nombre de chevaux) et la distance parcourue durant une année civile à titre professionnel.
Il est important de noter que plusieurs barèmes existent selon le type de véhicule : voitures, motos, scooters et motocyclettes. De plus, un avantage spécifique est prévu pour les véhicules électriques, avec une majoration de 20 %.
Quelles conséquences fiscales ?
Le remboursement des indemnités kilométriques n’est pas soumis à l’impôt sur le revenu (IR) et est exonéré de cotisations sociales. Les indemnités kilométriques sont déductibles intégralement du résultat fiscal de l’entreprise.
Bon à savoir : En utilisant le système des indemnités kilométriques, il y a de grandes chances que votre société ne soit pas redevable de la Taxe sur les Véhicules de Société (TVS).
Mise en pratique
Prenons l’exemple d’une personne qui a parcouru 4 000 km à titre professionnel en 2022 avec un véhicule de 6 CV.
Il peut donc faire état, en 2024, d’un montant de frais réels égal à 2 660 € (4 000 km x 0,665).
Le conseil de Mathieu
« Le système des indemnités kilométriques est un système très intéressant permettant d’indemniser vos déplacements professionnels sans avoir à investir dans une véhicule de société, généralement plus coûteux car soumis à la TVS. »
Mathieu Chauveau, Expert-comptable
FAQ - Questions fréquentes sur Comptabilité et fiscalité
Qu’est-ce que les indemnités kilométriques ?
Les indemnités kilométriques sont des remboursements versés lorsqu’un salarié ou un dirigeant utilise son véhicule personnel pour des déplacements professionnels. Elles permettent de compenser les frais liés à l’usage du véhicule.
Que couvrent les indemnités kilométriques ?
Les indemnités kilométriques couvrent généralement les dépenses de carburant, d’entretien, d’assurance, d’usure et de dépréciation du véhicule utilisé dans le cadre professionnel.
Comment calculer les indemnités kilométriques ?
Le calcul se fait à partir du barème kilométrique fixé par l’administration fiscale. Le montant dépend de la puissance fiscale du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus pour l’activité professionnelle.
Quels trajets peuvent être remboursés en indemnités kilométriques ?
Seuls les trajets à caractère professionnel peuvent être pris en compte, comme les rendez-vous clients, les déplacements entre plusieurs sites de travail, les missions ou les visites liées à l’activité.
Faut-il garder des justificatifs pour les indemnités kilométriques ?
Oui. Il faut pouvoir justifier les déplacements remboursés en conservant les informations utiles : dates, lieux, motifs professionnels et kilométrage effectué.
Les indemnités kilométriques sont-elles imposables ?
Non, en principe, les indemnités kilométriques ne sont pas imposables lorsqu’elles correspondent à de véritables frais professionnels et qu’elles respectent le barème fiscal applicable.
Un dirigeant peut-il se rembourser des indemnités kilométriques ?
Oui, un dirigeant peut aussi percevoir des indemnités kilométriques s’il utilise son véhicule personnel pour des besoins professionnels, à condition de respecter les règles de justification et de calcul.
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