Quels sont les 5 documents en éditer en priorité lors d’un contrôle URSSAF ?
Les bulletins de salaires et registre du personnel
Le contrôleur vérifiera si plusieurs points sont conformes :
- les mentions obligatoires qui doivent apparaître sur le bulletin de salaire
- le calcul du plafond de la Sécurité Sociale
- le paiement des heures supplémentaires
- vérification des entrées et sorties via le registre du personnel qui doit être à jour
Les déclaration sociales nominatives
Le rapprochement entre les DSN et la masse salariale doit correspondre. On se basera alors sur le contrôle des régularisations annuelles et sur la cohérence de ces bases de cotisations.
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Les justificatifs professionnels et avantages en nature
Le contrôleur réalisera un audit des fiches de frais (repas, kilomètres). Ces avantages en nature doivent être correctement justifiés à l’aide d’une facture, tout en respectant les plafonds d’exonération.
L’évaluation des avantages en nature eux doit être bien bien explicite. Il faudra bien détailler la quote-part entre l’utilisation professionnelle et personnelle, justifier certains cadeaux, utilisation de véhicule,…
Les statuts, Kbis et conventions d’associés
C’est le genre de documents auxquels on porte attention à la création de la société et finissent aux oubliettes. Vous devez vérifier avec ces documents qu’ils soient bien à jour :
- statut social du dirigeant : TNS ou assimilé salarié et sa rémunération effective
- nombre d’associés
- distribution de dividendes
- mandats sociaux
La comptabilité générale et le fichier des écritures comptables (FEC)
La vérification du FEC va permettre de contrôler si les écritures relatives à la paie correspondent bien aux montants versés pour le salaire des collaborateurs et le paiement des cotisations aux organismes.
Qu’est-ce qu’un contrôle URSSAF et pourquoi votre entreprise peut être ciblée ?
L‘URSSAF est un organisme de l’État qui a pour mission de collecter les cotisations, les vérifier et protège également les droits sociaux.
Un contrôle URSSAF peut être déclenché de plusieurs manières :
- vous faites l’objet d’un motif aléatoire (tirage au sort)
- votre secteur d’activité est un secteur sensible
- des anomalies ou incohérences sont détectées dans les DSN
La fréquence d’un contrôle est d’environ tous les 3 à 5 ans, d’où la nécessité de tenir une gestion sociale irréprochable toute l’année.
Les erreurs fréquentes qui déclenchent un contrôle URSSAF
Voici une liste non exhaustive de situations qui peuvent augmenter vos chances d’avoir un contrôle URSSAF :
- un écart entre comptabilité (FEC) et vos DSN
- une hausse considérable et injustifiée de vos notes de frais
- un usage litigieux de prestataires externes : recours massif à des indépendants
- une application incorrecte des exonérations sociales (ZFU, ZRR, réduction Fillon,…)
- une erreur de statut ou rémunération du dirigeant : mauvaise intégration des avantages dans l’assiette de cotisations
Comment appréhender le contrôle URSSAF sereinement ?
L’audit à blanc : simuler le contrôle URSSAF et vérifier les documents
L’idée d’un audit à blanc et de mettre en évidence et révéler certaines défaillances pour pouvoir les corriger avant que l’inspecteur ne tombe dessus. Cela ne veut pas dire que l’on a forcément quelque chose à se reprocher, mais que l’on anticipe ces démarches pour être le plus serein possible. Cela permet de mettre à jour certains documents, d’améliorer certaines méthodes et process internes et d’appréhender tranquillement un éventuel contrôle.
Se faire accompagner par un expert-comptable
Avoir un collaborateur dédié est un vrai gain lors d’un contrôle URSSAF. Il connaît votre activité, votre quotidien, vous avez souvent des échanges avec lui et il pourra rapidement vous guider et vous conseiller lors de ce contrôle. Il représente l’expert métier qui sera à vos côtés et pourra être un vrai soutien et intermédiaire face à l’inspecteur.
FAQ - Questions fréquentes sur Respecter ses obligations sociales RH
- Combien de temps à l’avance l’URSSAF prévient-elle d’un contrôle ?
- En général, l’entreprise reçoit un avis de contrôle au moins 15 jours avant la première visite, sauf en cas de travail dissimulé présumé.
- Quels sont les risques en cas d’anomalie détectée lors du contrôle ?
- L’entreprise peut faire l’objet d’un redressement avec rappel de cotisations, majorations de retard et pénalités financières.
- Peut-on se faire accompagner par un expert-comptable pendant le contrôle URSSAF ?
- Oui, l’expert-comptable peut assister le dirigeant lors des échanges avec l’inspecteur et l’aider à constituer les documents demandés.
- Quelle est la durée moyenne d’un contrôle URSSAF ?
- Elle varie selon la taille de l’entreprise, mais compte généralement entre plusieurs semaines et quelques mois entre l’avis et la notification finale.
- Comment anticiper un contrôle URSSAF avant même de le recevoir ?
- En réalisant un audit préventif régulier de sa paie et de ses déclarations sociales, idéalement avec l’appui d’un expert-comptable.
Cet article a été écrit par
Office Manager
Après 10 ans dans l'entrepreneuriat, j'ai choisi de rejoindre Ça Compte Pour Moi en tant qu'Office Manager. Je mets mon expérience au service de votre business, pour vous donner mes meilleurs conseils. J'écris du contenu pour les entrepreneurs en quête d'efficacité dans leur quotidien : création d'entreprise, ressources humaines, fiscalité et comptabilité.
Je suis aussi la pro de l'organisation ! Vous aurez droit à mes meilleures check-lists et conseils pratiques pour avancer efficacement.
