📌 Ce qu'il faut retenir :
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Une obligation légale stricte : Quel que soit le motif de la rupture (démission, licenciement, rupture conventionnelle, fin de CDD), l’employeur doit impérativement remettre plusieurs documents au salarié.
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Le moment de la remise : Ces documents doivent être tenus à la disposition du salarié le dernier jour travaillé (à la fin du contrat, préavis inclus ou non). S’ils ne sont pas prêts, l’employeur s’expose à des dommages et intérêts.
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Les 3 documents « socles » :
Le Certificat de travail : Prouve que le salarié a travaillé dans l’entreprise (dates, fonctions, portabilité de la mutuelle).
L’Attestation employeur (France Travail) : Indispensable pour que le salarié puisse faire valoir ses droits au chômage. Elle doit être transmise par voie dématérialisée à France Travail.
Le Reçu pour solde de tout compte : Inventaire des sommes versées lors de la rupture (salaires, congés payés, primes, indemnités).
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Le cas spécifique de l’épargne salariale : Si l’entreprise dispose d’un PEE ou d’un PER, un état récapitulatif de l’épargne salariale doit également être remis.
Existe-t-il des conditions ?
Non. En tant qu’employeur, vous devez remettre au salarié quittant l’entreprise des documents de fin de contrat. Il s’agit d’une obligation quels que soient le contrat et le motif de départ : licenciement, démission, rupture, fin de CDD, départ en retraite, etc.
Le certificat de travail
Vous devez remettre ce document au salarié dès la fin du contrat. Il peut être soit tenu à disposition du salarié au sein de l’entreprise, soit remis avec le dernier bulletin de salaire.
Le certificat de travail doit mentionner :
- L’identité de l’entreprise : nom, adresse, raison sociale, siège social.
- L’identité du salarié : nom, prénom, adresse.
- Les dates d’entrée et de sortie du salarié.
- L’intitulé du, ou des, poste(s) occupé(s), et les périodes correspondantes.
- Le maintien gratuit de la couverture santé et des garanties de prévoyance pendant la période de chômage si le salarié en bénéficiait.
- La date de remise du certificat et le lieu de rédaction.
- La signature de l’employeur.
Notez qu’en cas de non-respect, vous vous exposez à une amende pouvant aller jusqu’à 750€ pour une personne physique et 3 750€ pour une personne morale.
L’attestation Pôle Emploi
Cette attestation doit être remise à l’expiration du contrat de travail. Elle va permettre au salarié en fin de contrat de faire valoir ses droits aux allocations chômage.
Le modèle de l’attestation est établit par Pôle Emploi. Pour les entreprises de plus de 10 salariés, l’attestation doit obligatoirement être remplie en ligne sur l’espace « Employeur » du site de Pôle Emploi. Si votre entreprise compte moins de 10 salariés, vous pouvez vous adresser directement à l’agence Pôle Emploi dont vous dépendez. Vous pouvez également faire le choix de la transmettre en ligne via votre logiciel de paie ou le service de transmission automatisée des attestations.
En cas de non-remise de ce document, vous vous exposez à une amende de 1 500€.
Le reçu du solde de tout compte
Il s’agit de l’inventaire des sommes versées au salarié à la fin de son contrat de travail : salaire, indemnité de rupture, indemnité compensatrice de congés payés, heures supplémentaires non versées, etc.
Ce document doit être établi en double exemplaire et signé lors de la remise au salarié. En effet, le salarié dispose de 6 mois à compter de cette date pour contester en justice les sommes mentionnées. Au-delà, le reçu devient libératoire pour l’employeur.
Le conseil de Mathieu
« Soyez vigilants sur la bonne remise de ces documents en cas de départ d’un salarié. Faites-vous accompagner par un professionnel pour éviter les mauvaises surprises. »
Mathieu Chauveau, Expert-comptable
FAQ - Questions fréquentes sur Gérer la fin de contrat et le licenciement
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Le salarié peut-il contester le reçu pour solde de tout compte ?
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Que faire si le salarié ne vient pas chercher ses documents ?
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Les documents sont dits « quérables » et non « portables ». Cela signifie que l’employeur doit les tenir à disposition au siège de l’entreprise. Toutefois, pour éviter tout litige, il est conseillé de les envoyer en recommandé si le salarié ne se manifeste pas.
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Quelles mentions sont interdites dans le certificat de travail ?
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Quelles sont les sanctions en cas d’oubli ou de retard ?
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Faut-il remettre un dernier bulletin de paie ?
Cet article a été écrit par
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