Tout employeur a l’obligation de détenir plusieurs registres du personnel.
Le Registre Unique du Personnel (RUP) : C’est la pièce maîtresse. Dès l’embauche du premier salarié, il devient obligatoire. Il permet de s’assurer de la transparence des emplois et de lutter contre le travail dissimulé.
Qui doit y figurer ? : Tous les travailleurs, dans l’ordre chronologique des embauches :
Salariés (CDI, CDD, apprentis, contrats de professionnalisation).
Stagiaires (dans une partie spécifique pour ne pas les confondre avec les salariés).
Travailleurs étrangers.
Travailleurs mis à disposition par des entreprises de travail temporaire.
Les mentions obligatoires : Pour chaque personne, vous devez renseigner : nom, prénoms, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d’entrée et de sortie. Pour les étrangers, mentionnez le type et le numéro du titre valant autorisation de travail.
Format et conservation : Il peut être tenu sur support papier ou numérique (sous réserve de garantir l’inaltérabilité des données). Il doit être conservé pendant 5 ans à compter de la date de départ du salarié ou du stagiaire.
Quel que soit l’effectif, toute entreprise a l’obligation de tenir un registre unique du personnel. Il fait état du personnel, y compris les stagiaires et les travailleurs à domicile. L’ensemble des entrées et des sorties depuis la création de l’entreprise doivent y figurer par ordre chronologique et de façon indélébile. Doivent être mentionnées les informations suivantes :
Le registre doit être tenu à la disposition des inspecteurs du travail, au siège de l’établissement où se trouve l’employeur. En l’absence de registre, ou en cas de mentions erronées, vous vous exposez à une amende pouvant aller jusqu’à 3 750€ par salarié concerné.
En tant qu’employeur, vous avez l’obligation de conserver les mentions des bulletins de salaires. Le livre de paie est un registre reproduisant l’intégralité des bulletins de paies. Il peut être en format papier ou numérique.
Vous avez également la possibilité de conserver un double des bulletins de salaires pendant 5 ans.
Plusieurs registres concernant les conditions de travail doivent être tenus et mis à disposition des salariés, du CHSCT, des délégués du personnel, du médecin de travail et l’inspection du travail. Tous doivent être tenus à jour, au minimum, une fois par an.
C’est un registre à l’usage du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT). Il est utilisé lorsqu’une cause de danger grave et imminent est constatée. L’avis du CHSCT, daté et signé, y sera alors consigné et indiquera : la nature et la cause du danger, les postes de travail concernés et les noms des travailleurs exposés.
Ce registre permet d’inscrire tout accident bénin survenu dans l’établissement ne nécessitant pas de prise en charge par les organismes de la sécurité sociale (arrêt, soins). Il remplace donc la déclaration auprès de la caisse primaire d’assurance maladie (CPAM). L’accident de travail ou de travail doit y être inscrit par l’employeur dans les 48h après qu’il en ait eu connaissance (hors dimanches et jours fériés).
Ce document répertorie l’inventaire des risques inhérents à votre entreprise. Il fait également état des solutions proposées afin de diminuer au maximum les risques et protéger les salariés.
Vous devez conserver ce document pendant 30 ans. Il doit être tenu à jour au moins une fois par an et lors de toute modification des conditions de travail.
Ce registre contient l’ensemble des notes écrites exposant les demandes des délégués du personnel et les réponses de l’employeur.
L’absence de ce registre constitue un délit d’entrave, pouvant être sanctionné d’une amende de 7 500€.
Où doit être conservé le registre ?
Il doit être tenu à la disposition des délégués du personnel et des inspecteurs du travail sur chaque établissement de l’entreprise (ou au siège si l’entreprise n’a qu’un site).
Quelles sont les sanctions en cas d’absence de registre ?
L’absence de registre, l’oubli d’une mention ou une mention erronée est passible d’une amende pouvant aller jusqu’à 750 € par salarié concerné. La note peut donc grimper très vite.
Faut-il un registre spécifique pour les stagiaires ?
Les stagiaires doivent être inscrits dans le Registre Unique du Personnel, mais dans une section spécifique ou selon un ordre permettant de les distinguer clairement des salariés, car ils n’ont pas de contrat de travail.
Quid du registre de sécurité ?
Bien qu’il ne soit pas un registre « personnel » au sens strict, le registre de sécurité est également obligatoire. Il répertorie les vérifications périodiques du matériel (extincteurs, ascenseurs) et les exercices d’évacuation.
Doit-on y inscrire les bénévoles ?
Non. Le registre est réservé aux personnes ayant un lien contractuel (travail ou stage) avec l’entreprise. Les bénévoles n’ont pas à y figurer.
