📌 Ce qu'il faut retenir :
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L’obligation de conformité : Depuis le 1er janvier 2018, toute entreprise assujettie à la TVA qui enregistre les règlements de ses clients non assujettis (particuliers) au moyen d’un système de caisse doit utiliser un logiciel sécurisé.
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Les 4 conditions de la loi : Pour être valide, le logiciel doit garantir l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données. Il est interdit d’utiliser des fonctions permettant de supprimer ou de modifier des ventes après encaissement sans trace.
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La preuve de certification : Vous devez être en mesure de présenter un certificat délivré par un organisme accrédité (comme AFNOR ou LNE) ou une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel.
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Les risques encourus : En cas de contrôle, l’absence d’attestation est sanctionnée par une amende de 7 500 € par système de caisse. Vous disposez alors de 60 jours pour vous mettre en conformité.
Ce que prévoyait la Loi de Finances 2025 sur les logiciels de caisse
Principe de certification de son logiciel de caisse
Depuis 2018, il est obligatoire d’utiliser un logiciel de caisse sécurisé et certifié. Jusqu’ici, la certification pouvait se faire de 2 manières :
- Une auto certification de votre caisse fournie par l’éditeur du logiciel
- Ou une certification par un organisme tiers
Inutile de préciser laquelle de ces solutions est la plus envisagée : la première bien sûr, beaucoup moins coûteuse.
La certification NF525
Suite à la Loi de Finances 2025, il a été voté que l’auto certification n’était plus recevable et que tout logiciel de caisse devait être conforme à la certification NF525. Si votre éditeur n’a pas fait la démarche de faire auditer sa solution, cette attestation sera donc uniquement délivrée par un organisme externe. C’est l’AFNOR (via Infocert) qui délivre cette certification selon son référentiel et divers critères :
- Inaltérabilité des données
- Archivage clair et daté
- Sécurisation des données
- Conservation des données
Des pénalités lourdes
L’auto certification devient alors interdite à compter du 1er septembre 2025. Tout utilisateur de logiciel de caisse assujetti à la TVA et encaissant des clients particuliers, est soumis à cette réglementation. L’amende n’est pas négligeable puisqu’elle est annoncée jusqu’à 7500€.
Retour en arrière avec la Loi de Finances 2026
Certification libre pour son logiciel de caisse
Cette réforme de la Loi de Finances 2025 a été prise dans une démarche de lutte contre la fraude à la TVA et dans la continuité de la réforme sur la facturation électronique. Cependant, la Loi de Finances 2026 fait machine arrière et redonne la possibilité à l’auto certification. Cependant, nous ne sommes pas à l’abri que le sujet revienne sur la table, alors nous ne pouvons que vous conseiller d’anticiper cette certification NF525.
Notre avis d’expert-comptable en ligne
Anticiper la réforme de la facture électronique
Vous l’aurez compris, le sujet de la certification du logiciel de caisse est loin d’être clôturé. Une chose est sûre, c’est que les décisions continueront d’avancer en faveur des réformes liées à la facturation électronique. Ainsi, nous ne pouvons que vous conseillez de choisir un logiciel qui a la capacité d’éditer des e-reporting, sinon vous risquez de devoir rechanger en 2027.
En plus de la certification : un logiciel pour piloter votre activité
La certification de votre logiciel de caisse est une étape à ne pas négliger dans votre activité. Dans le choix de votre logiciel, il est aussi important de le penser pour la gestion quotidienne de votre activité. Au-delà de tous les points évoqués précédemment sur le sujet de la facturation électronique, votre logiciel de caisse doit vous faire gagner du temps. Voici d’autres critères à ne pas négliger :
- Connexion à votre logiciel de gestion comptable (et donc avec votre comptable)
- Intégration du ticket Z
- Ergonomie et praticité
- Options supplémentaires selon votre activité (plan de salle pour les restaurants, gestion de stocks pour les boutiques,…)
Chez Ça Compte Pour Moi, nous avons à cœur d’accompagner les dirigeants à prendre les décisions qui facilitent leur quotidien. N’hésitez pas à nous contacter pour que l’on discute de tout ça ensemble !
FAQ - Questions fréquentes sur Connaître les spécificités de sa profession
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Suis-je concerné si je suis en franchise de base de TVA (Micro-entreprise) ?
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Non. L’obligation ne concerne que les entreprises redevables de la TVA. Si vous ne la facturez pas, vous n’êtes pas soumis à cette certification, bien que l’utilisation d’un logiciel reste conseillée pour votre gestion.
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Puis-je continuer à utiliser un tableur Excel ou un carnet papier ?
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Que faire si mon logiciel actuel n’est pas certifié ?
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Comment Ça Compte Pour Moi récupère mes données de caisse ?
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Est-ce que la certification concerne aussi les sites e-commerce ?
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La loi vise principalement les terminaux de vente physique. Toutefois, si votre site internet dispose d’une fonctionnalité de « caisse » ou si vous avez un magasin physique lié à votre site, la conformité est requise.
Cet article a été écrit par
Office Manager
Après 10 ans dans l'entrepreneuriat, j'ai choisi de rejoindre Ça Compte Pour Moi en tant qu'Office Manager. Je mets mon expérience au service de votre business, pour vous donner mes meilleurs conseils. J'écris du contenu pour les entrepreneurs en quête d'efficacité dans leur quotidien : création d'entreprise, ressources humaines, fiscalité et comptabilité.
Je suis aussi la pro de l'organisation ! Vous aurez droit à mes meilleures check-lists et conseils pratiques pour avancer efficacement.
