Chaque employeur a l’obligation de remettre à tout salarié une fiche de paie de façon régulière. Celle-ci doit être conforme à la législation et ainsi, comporter un certain nombre de mentions obligatoires.
Les mentions obligatoires : Identité de l’employeur (SIRET, code APE), identité du salarié (NIR, emploi, coefficient), période de travail et dates de congés.
Le Salaire Brut : Il comprend le salaire de base, les heures supplémentaires, les primes (ancienneté, 13ème mois) et les avantages en nature (véhicule, logement).
Les Cotisations Sociales : Elles sont regroupées par thématiques (Santé, Retraite, Famille, Assurance chômage). Le bulletin distingue la part salariale (déduite du brut) et la part patronale.
Le Montant Net Social (MNS) : Obligatoire sur tous les bulletins, c’est la valeur de référence pour le calcul des aides (RSA, Prime d’activité). Il figure généralement juste avant le net à payer.
Tout employeur a l’obligation légale de remettre à son salarié le bulletin de paie justifiant le paiement de salaire. La remise doit être effectuée soit en main propre, soit par courrier. Elle peut également être faite par courrier électronique si elle intervient dans des conditions garantissant l’intégrité des données, et uniquement avec l’accord préalable du salarié.
Un duplicata doit être conservé par l’employeur pendant au moins 5 ans.
En cas de non-remise, vous vous exposez à une amende pénale de 450€ par transgression et au versement de dommages-intérêts au salarié. En effet, le manquement à cette obligation peut empêcher le salarié de faire valoir ses droits et ainsi entraîner un préjudice pour lui.
Lors de l’établissement d’un bulletin de salaire, vous devez obligatoirement faire apparaître les éléments suivants :
Doivent être indiqués : votre nom, votre adresse, le numéro URSSAF, le numéro SIRET ainsi que le code NAF de l’entreprise.
Si une convention collective est appliquée, vous devez préciser son intitulé. S’il n’y en a pas, il faut mentionner les références du code du travail relatives à la durée des congés payés et aux délais de préavis.
La fiche doit également comporter le nom, l’emploi et la position hiérarchique du salarié au sein de votre entreprise.
La nature de la base de calcul du salaire doit être précisée. Elle peut être basée sur la période et le nombre d’heures auxquels se rapporte le salaire (heures payées au taux normal, heures supplémentaires, etc.). Mais dans le cas où le salarié est sous convention de forfait, il faut alors préciser la nature et le volume du forfait (hebdomadaire, mensuel, en heures, en jours, etc.).
Si le salarié perçoit des accessoires de salaires soumis aux cotisations patronales et salariales, le bulletin de salaire doit indiquer leur nature et le montant de ces derniers (primes, frais, etc.).
Vous devez tout d’abord indiquer le montant de la rémunération brute du salarié. Doivent aussi être précisés la nature et le montant de tous les ajouts et retenues réalisés sur celle-ci (cotisations salariales, CSG, etc.).
Enfin, la fiche de paie doit préciser le montant de la rémunération nette versé, accompagné de la date de paiement.
Le bulletin de salaire doit contenir les dates de congés payés, ainsi que le montant de l’indemnité correspondante lorsqu’ils sont pris durant la période de paie prise en considération.
Enfin, le bulletin de paie a l’obligation de préciser à votre salarié qu’il doit conserver le document sans limitation de durée.
Notez enfin que, la mention du montant des cotisations patronales de sécurité sociale, n’est pas obligatoire. Cependant, si celle-ci n’est pas mentionnée, elle doit faire l’objet d’un récapitulatif annuel (sur le bulletin de salaire ou sur un document distinct).
