Les formalités juridiques annuelles : pour quoi, pour qui ?

L’assemblée générale ordinaire

En tant que formalités juridiques d’une société, et dans le cadre de leur pouvoir de contrôle, les associés doivent se réunir en assemblée générale ordinaire (ou AGO) afin de :

• Approuver les comptes annuels ;
• Affecter le résultat (distribution de dividendes, mise en réserve ou en report à nouveau, etc.) ;
• Nommer éventuellement un commissaire aux comptes ;
• Approuver les conventions réglementées.

L’assemblée doit se tenir dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice comptable. Ainsi,  pour un dernier exercice clôturé au 31 décembre 2023, l’AGO doit se tenir au plus tard le 30 juin 2024.

Les associés doivent disposer de tous les documents de gestion (rapport du commissaire aux comptes, comptes annuels, etc.) au moins 15 jours avant la tenue de l’assemblée.

Les décisions sont prises selon des règles de majorité propres à chaque type de structure juridique.

Le rapport de gestion

Le rapport de gestion est présenté par la direction aux associés. Sur celui-ci figurent des informations concernant la situation financière et économique de l’entreprise comme les perspectives d’avenir de celle-ci, ses objectifs pour l’année suivante, ses activités en matière de recherche et développement, les événements notables ayant marqué le dernier exercice, les délais de paiement des fournisseurs ou une analyse des résultats figurant sur les comptes annuels.

Les sociétés commerciales, quelle que soit leur forme, qui répondent à la définition des petites entreprises sont dispensées d’établir un rapport de gestion pour les exercices clos à compter du 11 août 2018.

L’approbation des comptes

Les comptes annuels sont composés de 3 documents : le bilan comptable, le compte de résultat et éventuellement l’annexe. Ils permettent de connaître la situation économique de la société à la clôture du dernier exercice (actifs et passifs, charges et produits, niveau d’endettement, résultat bénéficiaire ou déficitaire).

L’approbation des comptes se déroule durant l’assemblée générale ordinaire. Les associés donnent ainsi leur aval sur les documents comptables qui leur sont présentés, et les rendent définitifs. Cela rendra possible l’affectation du résultat.

L’affectation du résultat

L’assemblée générale ordinaire décide de la manière dont le résultat doit être affecté.

Un résultat bénéficiaire pourra être :

• Mis en réserve (réserve légale ou statutaire) ;
• Mis en report à nouveau ;
• Distribué aux associés sous forme de dividendes.

Ces 3 modalités d’affectation ne sont pas exclusives. En effet, une partie du bénéfice peut être distribuée et une autre mise en réserve ou en report à nouveau. Les pertes peuvent être imputées sur les réserves ou être reportées.

Le dépôt des comptes annuels

Les comptes annuels doivent être déposés au greffe du tribunal de commerce dans le délai d’1 mois suivant la tenue de l’assemblée générale ordinaire. Soit, au plus, 7 mois après la clôture du dernier exercice. Pour un dépôt effectué par voie électronique, le délai est de 2 mois.

En plus des comptes annuels, il faut déposer le rapport du commissaire aux comptes (lorsque la société est dotée d’un CAC) et la décision d’affectation du résultat.

Le dépôt peut se faire :

• Sur place ;
• Par courrier ;
• Par voie électronique.

Le coût de cette formalité est de 45.02€.

Le dépôt des comptes est obligatoire. Sinon vous risquez une amende de 1500€.

Focus SCI

Les SCI ne sont pas soumises à l’obligation de dépôt de leurs comptes annuels. Cela ne veut pas dire qu’aucune obligation ne vous incombe.

Chaque année, le gérant de la SCI a l’obligation de rendre compte de sa gestion et de faire approuver son rapport aux associés.

Lors de l’assemblée générale annuelle, les associés se prononcent ainsi sur le rapport de gestion qui comporte des informations relatives aux résultats de la société, la situation de l’année écoulée, les évènements importants ou encore les décisions à délibérer.

Le gérant de SCI qui ne communique pas, chaque année, un rapport de gestion aux associés commet une faute et engage ainsi sa responsabilité civile de gérant.

Il encourt jusqu’à six mois d’emprisonnement, 9000€ d’amende ou encore un risque de révocation de ses fonctions.

Bon à savoir : Au-delà du caractère obligatoire, la tenue d’une assemblée générale annuelle vous permet d’assurer :

✔ la crédibilité de votre société auprès des tiers, des investisseurs et de l’administration fiscale ;
✔ la bonne entente et la transparence entre associés ;
✔ la parfaite information de l’ensemble des associés, très importante en cas de conflit.

L’échéance pour les formalités juridiques annuelles approche. Et vous, où en êtes vous ?
Ça Compte Pour Moi vous accompagne dans vos démarches juridiques, contactez-nous !