📌 Ce qu'il faut retenir :
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La règle générale (10 ans) : C’est le délai de référence pour presque tout ce qui touche à la comptabilité (factures, bilans, grands livres, bons de commande).
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Les documents fiscaux (6 ans) : L’administration fiscale peut remonter jusqu’à 6 ans pour contrôler l’assiette de vos impôts (IS, TVA, IR).
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Les documents sociaux et paie (5 ans) : Les bulletins de paie et les contrats de travail doivent être gardés au minimum 5 ans, mais il est conseillé de les garder bien plus longtemps (souvent jusqu’à la retraite du salarié).
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Le permanent (Vie de l’entreprise) : Les statuts, les registres de procès-verbaux et les titres de propriété doivent être conservés pendant toute la durée de vie de la société, et parfois même 5 ans après sa radiation.
Quelles sont les obligations ?
Les livres comptables obligatoires (livre-journal, grand livre) et les documents auxiliaires doivent être conservés pendant 10 ans à partir de la date de la dernière opération comptabilisée.
Les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) doivent être conservés en version originale pendant 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice en question. Il en est de même pour les pièces justificatives comptables comme :
- Bons de commande et de livraisons,
- Factures et les documents bancaires.
Bon à savoir : les déclarations fiscales (d’IR, d’IS, sur la TVA, CFE, CVAE, etc.), doivent être conservées pendant un délai de 6 ans suivant celle où la taxe est devenue exigible.
Si le livre, le registre comptable et les pièces justificatives sont reçus sous format électronique, vous pouvez les conserver pendant un délai de 6 ans à compter de la date de la dernière opération.
Pourquoi des délais de conservation sont-ils imposés ?
Cette démarche octroie à l’Administration la possibilité de mener des contrôles a posteriori. Soit, de vérifier les informations déclarées par le passé. Les documents comptables sont ainsi à conserver à titre de preuve.
Comment conserver ses documents comptables ?
Votre entreprise peut conserver les documents comptables pendant la durée minimale imposée par voie électronique ou sous format papier.
La sauvegarde de façon numérique présente de nombreux avantages. Pour éviter tout risque de perte, et vous permettre une vraie sécurité. Les avantages sont multiples : diminution des risques de perte de dégradation des documents, accès simplifié et immédiat, et partage de document fluide.
Toutefois, notez que si vous faites le choix de conserver exclusivement les copies numériques de vos pièces justificatives, celles-ci doivent remplir un certain nombre de conditions pour avoir la même fiabilité et valeur que le document original. Le procédé utilisé pour générer les copies numériques (la numérisation) doit par exemple, permettre de produire des informations liées à la copie, garantir l’intégrité de la copie (empreinte électronique) ou encore permettre la conservation de la copie sans qu’elle soit altérée.
Quelles sont les peines encourues ?
En cas de non-respect de ces obligations, vous vous exposez à des sanctions. En effet, le code général des impôts punie la destruction des documents comptables avant les délais imposés. L’amende encourue est de 1500 euros. C’est également le cas, si vous refusez de les communiquer.
En cas de contrôle de fiscal, si le contrôleur ne peut réunir les documents, l’amende peut atteindre 25 000 euros. Une taxation sur le chiffre d’affaire et une pénalité de 40% seront également effectuées d’office par l’administration.
De plus, pensez que la bonne tenue de votre comptabilité peut également vous servir de preuve. Par conséquent, en cas de litige vous n’aurez aucune preuve à fournir sans documents comptables réguliers à présenter.
Le conseil de Mathieu
« En cas de contrôle fiscal, l’administration exige en principe les justificatifs originaux. Si l’original est papier, vous devez donc conserver le document papier, sauf si vous disposez d’un outil vous permettant de stocker vos documents au format numérique selon les pré-requis de l’administration fiscale. »
Mathieu Chauveau, Expert-comptable
FAQ - Questions fréquentes sur Effectuer ses formalités juridiques
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Puis-je jeter mes factures papier si j’ai un scan ?
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Oui, à condition que la numérisation soit réalisée dans des conditions garantissant une reproduction à l’identique (format PDF avec signature électronique ou cachet serveur). Avec la facturation électronique, la question ne se pose plus pour les nouveaux flux : l’original est numérique.
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Quel est le risque en cas de perte de documents ?
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En cas de contrôle, l’absence de pièces justificatives peut entraîner le rejet de votre comptabilité et un redressement fiscal automatique (taxation d’office). Commercialement, vous perdez tout moyen de prouver qu’une dette a été payée ou qu’une marchandise a été livrée.
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Les relevés bancaires sont-ils des documents comptables ?
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Oui. Ils servent de preuve pour tous vos flux de trésorerie. Ils doivent être conservés 10 ans, au même titre que les factures qu’ils viennent solder. [Image showing the lifecycle of a business document: Emission, Archiving, Legal Retention Period, and Secure Destruction]
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Dois-je garder mes anciens contrats de bail ?
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Où stocker ces documents ?
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