Déplacements, repas, cadeaux clients… Certains frais effectués par le dirigeant d’une entreprise peuvent être remboursés par son entreprise et/ou être déduits de son résultat fiscal. Explications.
Un dirigeant peut se faire rembourser par son entreprise certains frais professionnels réellement engagés dans l’intérêt de l’activité, sans que ces remboursements soient considérés comme de la rémunération.
Les dépenses remboursables peuvent concerner notamment les frais de repas, déplacements, hébergement, frais kilométriques, achats professionnels, abonnements ou encore certaines dépenses engagées depuis le domicile.
Pour être remboursés, ces frais doivent respecter trois conditions : être engagés dans l’intérêt de l’entreprise, être proportionnés et pouvoir être justifiés par des pièces probantes.
L’entreprise peut rembourser les frais au réel sur présentation de justificatifs, ou dans certains cas via des forfaits encadrés, selon la nature des dépenses et le statut du dirigeant.
Un remboursement de frais professionnels bien encadré permet de préserver la trésorerie personnelle du dirigeant tout en optimisant la fiscalité et les charges sociales de manière sécurisée.
En revanche, un remboursement mal justifié ou trop généreux peut être requalifié en avantage en nature ou en rémunération, avec le redressement qui va avec — et lui, il vient rarement avec un petit mot sympa.
Déplacements, repas, cadeaux clients… Certains frais effectués par le dirigeant d’une entreprise peuvent être remboursés par son entreprise et/ou être déduits de son résultat fiscal. Toutefois, le remboursement des frais de dirigeants est un poste régulièrement contrôlé par l’Administration Fiscale. Pour être sûr d’évoluer en conformité avec la loi, voici un rappel des frais pouvant faire l’objet d’un remboursement.
Bien plus strict que le régime de remboursement des frais avancés par des salariés, celui appliqué aux dirigeants d’entreprise demande de répondre à des règles bien précises. En effet, la dépense que vous souhaitez vous faire rembourser doit avoir été engagée dans l’intérêt de la société. Vos frais personnels ne seront donc pas pris en compte s’ils n’ont pas servi à l’unique intérêt de l’entreprise. De plus, elle doit être systématiquement justifiée. En effet, pour être remboursé, vous devrez produire des justificatifs tels que des factures ou des notes de frais. Enfin, le remboursement devra être effectué à l’euro près. Les sommes remboursées sur la base d’un forfait seront ainsi imposables.
Les frais remboursables aux dirigeants d’entreprise peuvent être très variés. Tous les frais liés aux déplacements professionnels (visite fournisseur, congrès, livraison, etc.) peuvent être remboursés. Ainsi sont remboursables : les indemnités kilométriques, les titres de transport (billets de train, notes de taxis, etc.), les frais de péage et de parking mais aussi les frais annexes de repas ou d’hébergement engagés lors de ces déplacements. Dans le cas de l’utilisation du véhicule personnel pour des raisons professionnelles, vous pouvez vous faire rembourser les frais au réel ou en fonction des kilomètres parcourus (ce sont les indemnités kilométriques). Les frais de restauration sont aussi remboursables sous certaines conditions. En effet, il est important de distinguer les repas d’affaires où vous invitez un partenaire (clients, prospects, fournisseurs, prestataires, etc.) des repas « normaux » où vous déjeunez seul ou avec vos collaborateurs. Dans le premier cas, les frais engagés sont totalement remboursés et déductibles fiscalement.
Concernant les cadeaux commerciaux, s’ils peuvent être remboursés, ils ne seront pas systématiquement déductibles du résultat de l’entreprise. Les frais de réception sont, quant à eux, totalement remboursables et déductibles et ce, même si la réception a lieu à votre domicile.
Notez également que si vous consacrez une pièce de chez vous à votre activité professionnelle, l’entreprise peut vous rembourser une quote-part de votre loyer et de certaines charges.
D’autres dépenses plus spécifiques peuvent être remboursés tels que les vêtements professionnels nécessaires (blouse de médecin, robe d’avocat, etc.). Enfin, à l’instar des salariés, les formations du dirigeant sont elles aussi remboursables et déductibles si elles sont réalisées par un organisme agréé. Quant aux frais liés à la création de votre entreprise ou les sommes versées à titre de caution pour un emprunt bancaire pour votre entreprise, ils sont pour la plupart remboursables et déductibles.
En cas de doute, nous vous conseillons de faire appel à un expert-comptable avant de vous rembourser directement. Seul ce professionnel saura vous indiquer si une dépense rentre bien dans le cadre légal.
Pour aller plus loin, retrouvez nos fiches conseils dédiées :
