📌 Ce qu'il faut retenir :
- L’embauche d’un salarié implique de réaliser plusieurs formalités administratives obligatoires avant le premier jour de travail.
- Il faut notamment déclarer le salarié à l’URSSAF, rédiger un contrat de travail, et assurer l’inscription à la mutuelle et à la prévoyance si nécessaire.
- La visite médicale d’embauche et la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) sont des étapes obligatoires pour être en conformité.
- Le respect de ces formalités permet de prévenir les risques juridiques et fiscaux liés à l’emploi d’un salarié.
- Une organisation rigoureuse facilite la gestion administrative et la paie, et sécurise l’entreprise face aux contrôles.
L’embauche d’un salarié, quel que soit son statut (CDD, CDI, alternance, etc.), implique plusieurs démarches administratives importantes pour se conformer à la législation du travail et assurer une intégration efficace.
Découvrez les différentes étapes nécessaires à la réalisation des formalités liées à l’embauche d’un salarié.
1er étape : déclarer l’embauche du nouveau salarié
La première étape à réaliser est la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE), qui doit être faite, au plus tard 8 jours avant l’embauche auprès de l’URSSAF (régime général) ou de la MSA (régime agricole). Elle permet d’informer l’administration de la nouvelle embauche, et de procéder à l’immatriculation du salarié auprès de la sécurité sociale.
À quoi sert la déclaration d’embauche ?
La DPAE ouvre les droits sociaux à votre salarié et vous couvre en cas d’accident du travail. Elle vous permet également de bénéficier de vos éventuels droits à exonération et de répondre aux contrôles des administrations.
Cette démarche administrative regroupe ces formalités :
- La déclaration de première embauche dans un établissement ;
- La demande d’immatriculation du salarié à la caisse primaire d’assurance maladie (CPAM) ;
- L’adhésion de l’employeur à un service de santé au travail ;
- En cas de première embauche, cela permet également d’effectuer l’immatriculation de l’employeur au régime général de sécurité sociale et à celui d’assurance-chômage.
À noter, les TPE-PME utilisant un des titres de paiement simplifiés incluant un volet de cotisations sociales (TESE, TESA, TEF), n’ont pas à effectuer de DPAE.
Que doit contenir la déclaration préalable à l’embauche ?
Vous devez obligatoirement faire figurer sur la DPAE, les mentions suivantes :
- L’identification de l’employeur : dénomination sociale (ou nom/prénom), le code APE et le numéro de SIRET ;
- Les coordonnées du service de santé au travail dont l’employeur dépend ;
- L’identification du salarié : noms, prénoms, adresse, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale ;
- La date et l’heure d’embauche ;
- L’identification du contrat : nature, durée et la période d’essai (pour les CDI et CDD supérieurs à six mois).
En l’absence de déclaration préalable à l’embauche, vous vous exposez à une pénalité de 1 056 € par salarié concerné.
2ème étape : la remise du contrat de travail
Le contrat de travail formalise la relation entre l’employeur et le salarié. Il doit comporter plusieurs mentions obligatoires : la description du poste, la durée du travail, la rémunération et la durée de la période d’essai (si elle existe). En fonction du type de contrat (CDI, CDD, intérim, etc.), des mentions spécifiques peuvent être ajoutées.
Pensez à bien respecter les conditions légales et conventionnelles.
3ème étape : la visite d’information et de prévention (VIP)
Une visite d’information et de prévention doit être organisée dans les 3 mois suivant la prise de poste, sauf pour les travailleurs exposés à des risques particuliers pour lesquels une visite médicale est exigée avant l’embauche.
Cette visite vise à vérifier l’aptitude du salarié au poste de travail et à prévenir les risques professionnels.
Ensuite, au moins une fois tous les 5 ans, tous les salariés doivent passer une visite pour vérifier qu’ils sont toujours aptes à leurs postes.
À noter que dans certains cas, les visites peuvent être plus fréquentes et plus règlementées.
4ème étape : Affiliation aux organismes de couverture complémentaire
À l’institution de retraite complémentaire
Il convient d’affilier le nouveau salarié auprès d’une caisse de retraite complémentaire. Celle-ci est déterminée selon la branche d’activité et du secteur géographique de l’entreprise.
Auprès des organismes de mutuelle et de prévoyance
L’entreprise doit mettre en place des contrats collectifs pour assurer la couverture des salariés pour la mutuelle, qui couvre la maladie et plus généralement la santé, et pour la prévoyance qui couvre les aléas de la vie (invalidité, incapacité et dépendance, décès).
La couverture mutuelle des salariés est une obligation pour l’employeur depuis le 1er janvier 2016, prévue par la loi de sécurisation de l’emploi.
À noter : Concernant la couverture prévoyance, elle est obligatoire pour les cadres. Pour les non cadres, elle n’est obligatoire que si la convention collective le prévoit.
5ème étape : le registre unique du personnel
L’inscription du salarié dans le registre unique du personnel est également obligation. Ce registre doit contenir toutes les informations relatives aux salariés et être mis à jour à chaque embauche.
Que doit-on faire figurer sur le registre du personnel ?
Vous devez mentionner obligatoirement dans ce registre :
- L’identification du salarié : noms, prénoms, nationalité, date de naissance et sexe ;
- La carrière : emploi, qualifications, dates d’entrée et de sortie ;
- Le type de contrat (apprentissage, CDD, travail temporaire, travail à temps partiel, etc.) ;
- Pour un stagiaire : noms, prénoms, dates d’entrée et de sortie, identification du tuteur, lieu de présence ;
- Pour un travailleur étranger : le type et le numéro d’ordre valant autorisation de travail.
Ces mentions doivent être conservées pendant 5 ans à compter de la date de départ du salarié.
À noter : En l’absence de tenue d’un registre, ou en cas de mentions erronées, vous vous exposez à une amende de 750€ par salarié concerné.
N’hésitez pas à vous faire accompagner et conseiller par un professionnel pour l’accomplissement de ces démarches.
Le conseil de Mathieu
«Les formalités liées à l’embauche d’un salarié sont nombreuses et impliquent une certaine rigueur. L’accomplissement de ces formalités par un professionnel permettra de s’assurer que toutes les démarches nécessaires sont correctement effectuées.»
Mathieu Chauveau, Expert-comptable
FAQ - Questions fréquentes sur Gérer les entrées et sorties de ses salariés
- Quelles sont les formalités obligatoires avant l’embauche d’un salarié ?
- Il faut effectuer la déclaration préalable à l’embauche (DPAE), rédiger un contrat de travail, inscrire le salarié aux organismes sociaux et prévoir la visite médicale obligatoire.
- Qu’est-ce que la DPAE et quand doit-elle être faite ?
- La déclaration préalable à l’embauche doit être réalisée auprès de l’URSSAF au plus tôt 8 jours avant l’embauche et au plus tard le jour même du début de contrat.
- Faut-il un contrat de travail écrit ?
- Oui, pour la plupart des salariés, un contrat écrit est obligatoire, précisant le type de contrat, la rémunération, la durée et les missions du salarié.
- La visite médicale est-elle obligatoire ?
- Oui, le salarié doit passer une visite d’information et de prévention avant son embauche ou dans les 3 mois suivant l’embauche selon le cas.
- Quelles sont les conséquences en cas de non-respect de ces formalités ?
- Le non-respect des formalités peut entraîner des sanctions administratives et financières, et expose l’entreprise à des litiges avec le salarié ou l’administration.
- Comment simplifier ces démarches ?
- L’utilisation d’un logiciel de paie ou l’accompagnement par un expert-comptable permet de centraliser et sécuriser toutes les formalités d’embauche.
Cet article a été écrit par
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