Accueil de stagiaire en entreprise : quelles obligations ?

Dans quels cas une entreprise peut-elle recourir à un stagiaire ?

Un stage a pour objectif de permettre à un étudiant d’acquérir des compétences en lien avec sa formation lors d’une mise en situation professionnel temporaire. Aussi, un stage doit toujours s’inscrire dans le cadre d’un cursus scolaire ou universitaire et les missions confiées doivent également être conformes au projet pédagogique. Il est donc interdit de faire appel à un stagiaire pour :

• Remplacer un salarié ;
• Effectuer une mission permanente et/ou dangereuse ;
• Faire face à un accroissement de l’activité  ou occuper un emploi saisonnier.

Notez également qu’un tuteur doit obligatoirement être nommé.

Les formalités d’embauche à effectuer sont-elles les mêmes que pour un salarié ?

Il n’est pas nécessaire d’effectuer de déclaration préalable à l’embauche (DPAE) pour accueillir un stagiaire dans son entreprise. Toutefois, il sera nécessaire de mentionner l’identité du (ou des) stagiaire(s) accueilli(s), ainsi que l’ordre d’arrivée, dans une partie spécifique du registre unique du personnel.

Une convention de stage est-elle toujours obligatoire ?

Oui, une convention de stage est obligatoire pour accueillir un stagiaire dans son entreprise. Celle-ci doit être conclue avant le début du stage effectif et être établie entre le stagiaire (ou son représentant légal s’il est mineur), l’entreprise qui l’accueille, le tuteur de stage, l’établissement scolaire/universitaire et l’enseignant référent.

La convention de stage doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires telles que les identités des parties précédemment citées, la description des activités du stagiaire, la durée du stage, les conditions d’encadrement, le montant de la gratification, etc.

Bon à savoir : il est important pour l’employeur de tenir à jours une liste des conventions conclues par l’entreprise. En effet, en cas de contrôle, les copies de ces dernières pourraient être exigées.

Quelle est la durée maximale d’un stage ?

La durée maximale d’un stage effectué dans une entreprise est de 6 mois maximum par année d’enseignement. Si celui-ci est fractionné sur l’année, la durée maximale est alors de 924 heures.

Bon à savoir : si vous embauchez un stagiaire à l’issue de son stage, la durée du stage effectué sera déduite de la période d’essai et comptabilisée dans son ancienneté.

Est-il obligatoire de verser une rémunération à un stagiaire ?

Rémunérer un stage est obligatoire au-delà de 2 mois consécutifs (soit plus de 44 jours de 7 heures, soit plus de 308 heures). Attention, dans le cadre d’un stage, on ne parle ni de salaire, ni de rémunération, ni d’indemnité mais de gratification.

Versée mensuellement (et non en fin de stage), le taux horaire minimal de la gratification d’un stage est fixé à 15% du plafond horaire de la sécurité sociale, soit 4.35€ par heure effective de stage en 2024. Attention, certaines branches professionnelles peuvent prévoir un montant supérieur au minimum légal ; il est donc important de s’y référer en amont.

L’exonération des cotisations sociales sur la gratification d’un stagiaire : comment ça fonctionne ?

La gratification versée au salarié est exonérée de cotisations URSSAF dans la limite de 4.35€ (pour 2024, soit 15% du plafond horaire de la sécurité sociale) par heure effectuée. Dans ce cas, vous n’avez pas de cotisations à régler auprès des services de l’URSSAF et la convention de stage fera office de justificatif des sommes versées en cas de contrôle de l’administration.

Si la gratification versée au stagiaire dépasse 4.35€ (limite exonération pour 2024) alors l’employeur doit régler des cotisations URSSAF sur la partie excédentaire. Dans ce dernier cas, l’employeur devra établir un bulletin de paie et déclarer des cotisations auprès des services de l’URSSAF.

Par exemple :

Si vous décidez de rémunérer votre stagiaire 5.75€/heure, les cotisations et contributions sociales  auprès de l’URSSAF seront exonérées sur la part représentant 4.35€/heure et dues sur celle représentant l’excédent, soit 1.40€/heure.

De même, le paiement de la cotisation accidents du travail et maladies professionnelles dépend du montant de la gratification versée : c’est l’établissement d’enseignement qui en est responsable si le taux horaire n’est pas supérieur à 4.35€ ; au-delà c’est l’entreprise.

Combien de stagiaires une entreprise peut-elle accueillir en même temps ?

Le nombre de stagiaires pouvant être accueillis en même temps dans une entreprise est limité et dépend de l’effectif global de l’entreprise :

• Dans une entreprise de 20 salariés ou plus, le nombre de stagiaires ne peut pas dépasser 15% de l’effectif (par exemple, si votre entreprise compte 26 salariés, vous ne pouvez pas accueillir plus de 4 stagiaires) ;
• Dans une entreprise de moins de 20 salariés, il est interdit d’accueillir plus de 3 stagiaires en même en temps.

Bon à savoir : à l’issue d’un stage, un délai de carence doit être observé avant l’arrivée d’un nouveau stagiaire sur le même poste. Il correspond au 1/3 de la durée du stage précédent.

Quels sont les documents à remettre en fin de stage ?

L’employeur est tenu de remettre au stagiaire une attestation de stage mentionnant la durée de celui-ci, ainsi que le montant total de la gratification versée (uniquement pour les stages supérieurs à 2 mois).

Un stagiaire peut-il prétendre à des congés ?

Pour les stages dont la durée est supérieure à 2 mois, la possibilité de congés et d’autorisations d’absences doivent être prévue dans la convention. En revanche, la rémunération de ces congés est facultative. Notez que si cette gratification est prévue dans la convention, l’exonération des cotisations sociales sera possible.

De même, sachez qu’un stagiaire peut bénéficier de certains avantages prévus pour vos salariés, notamment en termes de frais de repas et de frais de transports. Qu’il s’agisse de l’accès aux tickets-restaurant, de celui au restaurant d’entreprise ou encore du remboursement des frais de transports, les droits des stagiaires sont identiques à ceux des salariés et ils ne peuvent être compris dans la gratification.

Accueillir un stagiaire dans son entreprise obéit à de nombreuses règles. En cas de non-respect de ces dernières, l’employeur s’expose à de lourdes amendes. Pour évoluer sereinement, confiez la gestion de vos ressources humaines à un cabinet d’expertise comptable.